Polityka Ochrony Danych Osobowych w Grupa Impruv Sp. z o.o.

§ 1. Przetwarzanie danych 

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO. Administrator realizuje zasadę przejrzystości przetwarzania danych osobowych, co oznacza, że zawsze informuje o przetwarzaniu danych osobowych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy deweloperskiej, rezerwacyjnej czy innej umowy o świadczenia usług. Administrator dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne. Administrator zapewnia bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych i ich poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, Administrator poinformuje o takim zdarzeniu osoby, których dane dotyczą, w sposób zgodny z przepisami. 

§ 2. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator zapewnia integralność i poufność danych osobowych. W tym celu Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione. Administrator podejmuje konieczne starania, by jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące, stosowały odpowiednie środki bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora. Administrator na bieżąco monitoruje adekwatność przyjętych zabezpieczeń danych osobowych do identyfikowanych zagrożeń, a w razie konieczności rozważy wprowadzenie dodatkowych środków, mających poprawić bezpieczeństwo danych osobowych. 

§ 3. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania

Administrator wskazuje w swojej bieżącej działalności gospodarczej następujące grupy działań związanych z potencjalnym przetwarzaniem danych osobowych:

1. Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem umów: W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje osobie, której dane dotyczą, szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych w momencie zawierania umowy. 

2. Prowadzenie korespondencji: W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (Art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą. Administrator przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym. 

3. Kontakt telefoniczny: W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (Art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

4. Rekrutacja: W ramach procesów związanych z zatrudnianiem pracowników, Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym. Dane osobowe są przetwarzane: (i) w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym Kodeksu pracy (podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze – Art. 6 ust. 1 lit c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy); (ii) w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych (podstawą prawną przetwarzania jest zgoda – Art. 6 ust. 1 lit a RODO); (iii) w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami (podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora – Art. 6 ust. 1 lit f RODO, polegający na możliwości ustalania i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami wobec Administratora).

4. Zbieranie danych w innych przypadkach: W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. w trakcie różnego rodzaju spotkań o charakterze zawodowym, w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (Art. 6 ust. 1 lit f RODO) polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę. 

§ 4 Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. 

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. W przypadku przetwarzania danych z uwagi na niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu rozwiązania lub wygaśnięcia tej Umowy. 

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane. 

§ 5. Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych 

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. Prawo do informacji o przetwarzaniu: na tej podstawie osobie zgłaszającej żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych.

2. Prawo uzyskania kopii: na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych osobowych dotyczących osoby zgłaszającej żądanie (z uwzględnieniem zasad odpłatności określonych w niniejszej Polityce).

3. Prawo do sprostowania: Administrator zobowiązany jest usuwać niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne, w tym poprzez złożenie dodatkowego oświadczenia.

4. Prawo do usunięcia danych („bycia zapomnianym”): na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane.

5. Prawo do ograniczenia przetwarzania: w przypadku zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz z wyjątkiem ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych.

6. Prawo do przenoszenia danych: Administrator – na wniosek osoby, której dane dotyczą – wydaje dane dostarczone przez tę osobę, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą. Ponadto dopuszczalne jest również zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak i takiego innego podmiotu.

7. Prawo sprzeciwu: osoba, której dane dotyczą, może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu. Ponadto osoba, której dane dotyczą, może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przy czym sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie.

8. Prawo wycofania zgody: osoba, której dane dotyczą, ma prawo wycofać uprzednio wyrażoną zgodę w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody. 

9. Prawo do skargi: osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, właściwego miejscowo ze względu na miejsce zwykłego pobytu osoby, której dane dotyczą, jej miejsca pracy lub popełnienia domniemanego naruszenia w każdym przypadku, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

W każdym z wyżej wymienionych przypadków (1-9) wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych można złożyć w formie pisemnej na adres siedziby Administratora lub drogą e-mailową na adres wskazany w § 8 poniżej. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby składającej wniosek na podstawie dokonanego zgłoszenia, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia. Odpowiedź udzielana jest za pośrednictwem poczty tradycyjnej, chyba że wniosek został złożony pocztą elektroniczną lub zażądano przekazania odpowiedzi w formie elektronicznej. 

Postępowanie w sprawie składanych wniosków jest nieodpłatne. Opłaty mogą zostać pobrane jedynie w przypadku zgłoszenia żądania wydania drugiej i każdej kolejnej kopii danych (pierwsza kopia danych jest bezpłatna) lub zgłaszania przez tę samą osobę żądań nadmiernych (np. niezwykle częstych) lub oczywiście nieuzasadnionych. W powyższych wypadkach Administrator może zażądać uiszczenia opłaty w wysokości ustalanej każdorazowo w zależności od nakładu czasu i niezbędnych środków w celu realizacji żądania. W razie kwestionowania decyzji o nałożeniu opłaty – osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do organu nadzorczego właściwego ds. ochrony danych osobowych.

§ 6. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator – będąc świadomym, iż poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od przyjętego zgodnie z RODO – przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, a nadto zapewnia odpowiedni stopień ochrony. Administrator stosuje standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską oraz wiążące reguły korporacyjne zatwierdzone przez właściwy organ nadzorczy. Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.

§. 7. Odbiorcy danych

W związku z prowadzeniem działalności wymagającej przetwarzania danych osobowych, dane te mogą być ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności podwykonawcom przy prowadzeniu podstawowej działalności gospodarczej Administratora, jak również różnego rodzaju dostawcom odpowiedzialnym za funkcjonowanie biura, a w szczególności obsługę systemów informatycznych i sprzętu, podmiotom świadczącym usługi prawne lub księgowe, kurierom czy też agencjom marketingowym. 

Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących osoby, której dane dotyczą, właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

§ 8. Kontakt z Administratorem

e-mail rodo@impruv.pl
adres korespondencyjny: Al. Zwycięstwa 241/13, 81-521 Gdynia

§ 9. Zmiany Polityki Przetwarzania Danych Osobowych

Polityka niniejsza została przyjęta w dniu 27 stycznia 2020 roku. Polityka podlegać będzie bieżącej weryfikacji i aktualizacji dokonywanej przez Administratora.

§ 1. Tożsamość Administratora danych osobowych

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest GRUPA IMPRUV spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. z siedzibą w Gdyni przy Al. Zwycięstwa 241/13 (kod pocztowy: 81-521), wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000928010, NIP: 5862373629, („Administrator” lub „Pracodawca”).

2. Pracodawca zapewnia przetwarzanie danych osobowych w organizacji Pracodawcy w sposób zgodny z Rozporządzaniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), jak również właściwymi przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz z uwzględnieniem wytycznych upoważnionych organów.

3. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych Pracodawca wyznaczył Koordynatora, z którym można skontaktować się osobiście w siedzibie Pracodawcy lub poprzez adres e-mail rodo@impruv.pl we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

4. Niniejszy dokument obejmuje informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników – osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę w rozumieniu przepisów prawa pracy, osób zatrudnionych u Administratora na podstawie umów cywilnoprawnych.

§ 2. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania

1. Pani/Pana dane osobowe przekazane w toku procesu zatrudniania będą przetwarzane:

a) w zakresie dotyczącym umów o pracę: w celu realizacji umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa związanych z procesem zatrudnienia, przepisów z zakresu prawa ubezpieczeń, prawa podatkowego oraz z zakresu świadczeń zdrowotnych, bezpieczeństwa i higieny pracy (podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze – Art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

b) w zakresie dotyczącym umów cywilnoprawnych: w celu realizacji umowy (podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy, której Pani/Pan jest stroną jako podmiot danych – Art. 6 ust. 1 lit b RODO);

c) w innych celach związanych z zatrudnieniem, to jest w szczególności w celu organizacji wyjazdów służbowych i konferencji, w związku z służbowymi telefonami komórkowymi oraz innymi sprzętami udostępnianymi pracownikom (podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na zapewnieniu osobom zatrudnionym odpowiednich warunków i narzędzi pracy oraz zarządzanie nimi przez Pracodawcę – Art. 6 ust. 1 lit f RODO);

d) w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora (podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na umożliwieniu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – Art. 6 ust. 1 lit f RODO).

2. Pani/Pana dane osobowe będą przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, związane z wykonywaniem umowy o pracę takie jak usługi księgowe i podatkowe, dostawcom systemów informatycznych i usług IT, operatorom pocztowym i kurierom, podmiotom prowadzącym szkolenia, bankom, podmiotom świadczące usługi prawne, podmiotom prowadzącym szkolenia, w tym szkolenia BHP, podmiotom organizującym lub pośredniczącym w organizacji wyjazdów służbowych, podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów, podmiotom utrzymującym lub testującym systemy informatyczne wykorzystywane w związku z ww. celami, innym podmiotom świadczącym usługi niezbędne do realizacji umowy o pracę.

§ 3. Okres przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją umowy o pracę – będą przetwarzane przez czas trwania stosunku pracy, zaś przetwarzane w związku z realizacją umowy cywilnoprawnej – będą przetwarzane przez czas tej trwania umowy. Okres przetwarzania może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych będzie niezbędne dla ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa.

§ 4. Prawa osób fizycznych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia, gdy Pani/Pan uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO. Przysługuje Pani/Panu również prawo sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora z przyczyn uzasadnionych Pani/Pana szczególną sytuacją. Podanie danych jest wymagane na podstawie przepisów prawa. Brak podania danych będzie skutkował brakiem możliwości realizacji niektórych obowiązków lub uprawnień stron stosunku prawnego bez względu na jego podstawę. W zakresie w jakim przetwarzanie danych odbywa się w związku ze świadczeniami zapewnianymi przez Administratora na wniosek i w interesie osoby zatrudnionej, podanie danych jest dobrowolne, lecz wymagane w celu otrzymania takich świadczeń.